Nápověda
Nápověda poskytuje stručné a souhrnné informace o všech funkcionalitách portálu, významu jednotlivých sekcí a nabízí odpověď na nejčastější dotazy uživatelů.
Úvod
Procesní portál je informační systém, který poskytuje přehledné informace o procesech dané organizace. Jeho účelem je usnadnit orientaci v rozsáhlých agendách jednotlivých oddělení a službách, které poskytují široké veřejnosti. Současně slouží jako nástroj pro standardizaci procesů. K tomu využívá zejména interní procesy, služby, dokumenty a organizační strukturu.
Interní procesy
Interní procesy podrobně zachycují obsah a způsob vykonávání vybraných agend a procesů jednotlivých pracovišť z pohledu všech jeho účastníků tak, aby bylo vždy jednoznačně jasné kdo, co a kdy má vykonat. Primárně jsou určeny zaměstnancům příslušných oddělení a slouží jim zejména jako:
- Příručka pracovních postupů jejich vlastního oddělení (např. pro nové zaměstnance).
- Referenční bod při prosazování standardních postupů a jasného vymezení zodpovědností a kompetencí jednotlivých zaměstnanců.
Interní procesy si lze představit jako příručku, kde kromě seznamu jednotlivých postupů (tj. seznam procesů) obsahuje i seznam potřebných nástrojů (tj. legislativní dokumenty, žádosti a seznamy) a detailní návod, jakým způsobem je lze zhotovit (tj. procesní diagramy).
Obrázek č. 1: Příklad interního procesu přerušení studia studenta
Služby
Službou se rozumí jakýkoli proces, který může být iniciován libovolnou osobou za účelem vyřízení administrativního úkonu či jiné formy spolupráce s danou organizací (má-li k tomu oprávnění). Z pohledu uživatele tedy využívá určitou službu organizace poskytovanou veřejnosti. Mimo jiné služby také:
- Reprezentují přehledný návod, jak danou službu úspěšně využít.
- Zaměřují se pouze na informace relevantní pro uživatele dané služby a ignorují ty, se kterými se v rámci procesu nesetká.
- Usnadňují orientaci uživatelů v jejich často velkém množství.
Služby si lze představit jako katalog, který krom seznamu služeb obsahuje také návod, jak si jednotlivé služby objednat (včetně potřebných žádostí a dokumentů). Jednotlivá oddělení k vyhovění objednávky sice stále potřebují znát a používat standardní interní procesy, avšak běžný uživatel (tj. zákazník služby) se o ně už nezajímá.
Obrázek č. 2: Příklad služby přerušení studia studenta
Dokumenty
Databáze dokumentů obsahuje všechny dokumenty, s nimiž může uživatel v jednotlivých procesech přijít do styku. Umožňují rychlé dohledání potřebných formulářů či dokumentů organizace bez nutnosti prohlížení konkrétních interních procesů či služeb. Nejedná se však o centrální úložiště dokumentů dané organizace, pouze o jejich souhrnnou databázi doplněnou o dodatečné informace a odkazy na jejich aktuální verze.
Organizační struktura
Organizační struktura popisuje návaznost jednotlivých rolí v rámci organizace. Naleznete zde hierarchickou strukturu jednotlivých oddělení, ale také seznam konkrétních osob či rolí v rámci daného oddělení.
Mimo jiné se na portále nachází také další sekce a funkcionality, jako například evidence návrhů či vyhledávání, které slouží pro usnadnění přístupu k informacím a celkové zvýšení komfortu uživatele při práci s procesním portálem.
