K čemu slouží procesní portál?
Procesní portál je informační systém, který primárně zprostředkovává informace o procesech dané organizace formou přehledných diagramů. Pod zdánlivě jednoduchou funkcionalitou se však skrývá řada přínosů a možných využití, které celkově přispívají k plynulejšímu, jasnějšímu a efektivnějšímu fungování organizace.
Zvyšuje obecnou informovanost uživatelů
Služby slouží „zákazníkům“ univerzity (tj. studentům, absolventům, zájemcům o studium, zaměstnancům nebo externím spolupracovníkům) jako katalog možností (např. čerpání stipendií, podání přihlášky ke studiu nebo žádost o dovolenou), které mohou v rámci svého působení na univerzitě využívat. Kromě samotného katalogu portál poskytuje k jednotlivým službám také návody, jak je efektivně využít a v souladu s heslem „jeden obrázek vydá i za tisíc slov“ přinášejí komplexní a formální informace intuitivní formou přístupnou i běžným uživatelům. Díky tomu se zvyšuje obecná informovanost zákazníků fakulty a v konečném důsledku se také:
- předchází nedorozuměním a problémům,
- snižuje zbytečná zátěž kladená na referentky daných oddělení,
- usnadňuje průběh služeb ke vzájemné spokojenosti,
- šetří čas uživatelům služeb, ale také zaměstnancům univerzity.
Usnadňuje orientaci a předchází nedorozuměním
Procesní portál kromě služeb obsahuje také interní procesy jednotlivých oddělení, které zachycují především:
- logickou a časovou posloupnost jednotlivých činností (tj. co a kdy se má udělat),
- kompetence jednotlivých osob (tj. kdo to má udělat),
- podmínky úspěšného dokončení procesu (včetně způsobu řešení potenciálních problémů a výjimek).
Díky jejich zmapování a zpřístupnění zaměstnancům portál:
- usnadňuje a urychluje orientaci zaměstnanců v procesech svého oddělení,
- odhaluje zbytečné nebo duplicitní činnosti a zvyšuje efektivitu oddělení,
- snižuje riziko nedorozumění ohledně kompetencí osob nebo posloupnosti činností,
- v průběhu mapování procesů vyjasňuje jejich „hluchá“ místa.
Umožňuje soustředit se na to, co je opravdu důležité
Ať už se jedná o služby nebo interní procesy, všechno, co na portále naleznete, je utvářeno s jedním společným cílem – šetřit čas tam, kde je to skutečně potřeba. Díky tomu se mohou zaměstnanci a studenti oprostit od zbytečných nedorozumění a problémů a soustředit se především na to, co je opravdu důležité.
Procesní portál je ale pouze vrcholkem ledovce a to vše je možné jen díky neutuchající spolupráci zaměstnanců a studentů univerzity, kteří svůj čas věnují nejen tomu, aby nám pomohli situaci pochopit a zmapovat, ale kteří se k diagramům vracejí, informace v nich i skutečně dohledávají, upozorňují nás na neaktuální informace a poskytují nám zpětnou vazbu o tom, co by je zajímalo a co jim na portále chybí. Jen díky tomu jsme schopni přinášet obsah, který je pravdivý a především užitečný a zajímavý.
Pokud máte jakékoli dotazy o portále, jeho funkcionalitách či obsahu, neváhejte nás kontaktovat na procesy@fel.cvut.cz.
